공동주택의 실무상 하자보수충당금은 (1)공동주택관리법 제38조에 따른 하자보수보증금 (2)하자보수에 갈음하는 손해배상금 (3)주택관리업자 및 사업자선정지침에 따라 공사 및 용역 종료 후 징수하는 하자이행보증금으로 구분한다.
1. 공동주택관리법 제38조 하자보수보증금
사업주체는 분양한 공동주택에서 발생할 수도 있는 하자의 보수를 보장하기 위해 하자보수보증금을 담보책임기간 동안 시군구청에 예치하게 되며, 시군구청에서는 해당 공동주택의 입주자대표회의가 구성되는 경우 해당 하자보수보증금을 공동주택에 인계해 관리주체로 하여금 보관하게 한다. 이러한 금원은 공동주택관리법령의 엄격한 규제를 받게 되는데, (a)하자보수보증금을 사용하기 전에는 관리비와 구분해 별도의 계좌로 예치해 보관해야 하며 (b)하자보수보증금을 사용하고자 하는 경우에는 주택관리업자 및 사업자선정지침을 적용해야 하며 (c)하자보수보증금을 사용한 경우에는 30일 이내에 지급 내역을 시군구청에 통보해야 한다. 다만 최근에는 사업주체가 하자보수보증금을 현금으로 예치하는 것이 아니라 하자이행보증증권을 예탁하게 되므로 거액의 금전이 오가는 경우는 거의 없다.
2. 하자보수에 갈음하는 손해배상금
분양한 공동주택에서 발생한 하자와 관련해 공동주택과 사업주체 간 원만한 협의가 이뤄지지 않는 경우 공동주택에서는 소유자로부터 하자보수에 갈음하는 손해배상채권을 양도받아 소송을 통해 하자를 해결하는 경우가 있다. 이러한 소송을 통해 수취한 하자보수에 갈음하는 손해배상금은 공동주택관리법 제38조에 따른 하자보수보증금이 아니라 손해를 입은 당사자에게 직접 귀속되는 채권이므로 공동주택의 회계에 편입되는 대상이 아니다. 다만 소유자가 하자보수에 갈음하는 손해배상금을 공동주택의 잡수입으로 편입해 관리하겠다고 결정한 경우라면 동 금원은 공동주택의 잡수입이 돼 공동주택관리법령 및 관리규약의 정한 제반 규정을 적용받게 된다.
3. 주택관리업자 및 사업자선정지침에 따른 하자이행보증금
공동주택에서는 사업자로부터 공사 및 용역을 제공받은 경우 주택관리업자 및 사업자선정지침에 따라 해당 공사 및 용역으로부터 발생할 수도 있는 하자를 담보하기 위해 해당 사업자로부터 하자이행보증금을 수취하게 된다. 이러한 하자이행보증금은 공사 및 용역계약에 따른 하자담보책임기간 동안 공동주택에서 보유하다가 하자가 발생하는 경우 우선 충당하거나 하자담보책임기간이 경과하는 경우 해당 사업자에게 반환하게 된다. 다만 최근에는 사업자가 하자이행보증금을 현금으로 예치하는 것이 아니라 하자이행보증증권을 예탁하게 되므로 금전이 오가는 경우는 거의 없다.
공동주택에서는 회계목적상 상기 3가지를 하자보수충당금으로 회계처리하게 되나 공동주택에서 수취한 금원의 성격에 따라 구체적인 회계처리는 달라지게 된다. 예를 들어 공동주택관리법 제38조에 따른 하자보수보증금은 관리비와 구분해 별도의 계좌로 예치해 보관해야 하는 것이나, 주택관리업자 및 사업자 선정지침에 따라 수취한 하자이행보증금은 별도의 계좌로 예치해 보관할 의무가 없다. 또한 공동주택관리법 제38조에 따른 하자보수보증금은 공동주택관리법령에 따른 관리비등에 해당하므로 공동주택의 회계에 의무적으로 편입해 관리해야 하는 것이나 하자보수에 갈음하는 손해배상금은 손해를 입은 당사자에게 직접 귀속되는 채권이므로 원칙적으로 공동주택의 회계에 편입되지 않는다. 하자보수충당금과 관련한 정확한 회계처리를 위해서는 하자보수충당금에 포함될 수 있는 상기의 거래에 대해 보다 정확히 이해할 필요가 있을 것이다.